办公自动化原理及应用笔记第六章

来源：湖北自考网时间：2013-04-24

第六章文档一体化系统
　　
　　（一）文档一体化－办公自动化系统中进行信息控制和管理的主要形式
　　
　　1、识记：（1）公文与档案的关系；

　　
　　公文种类拓展（一般公文、常用公文、专业公文、电子邮件）、公文载体上的扩展
　　
　　档案－过去和现在的国家机构、社会组织和个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录
　　
　　
①档案来源于文件。一般来说，档案是在文件使用或办理完毕后，经过鉴定归档转化形成的。
　　
　　
②公文是档案的前身。公文是为处理事务而制作的，当事务处理完毕时有关该事务的一系列公文的内容也就自然地成为该事务过程和结果的原始记录，经过选择后保存下来便转化为档案。
　　
　　
③公文的主要作用是在完成和处理事物中发挥规划、指导、修正等现行效用，具有明显的时效性。档案的主要作用便是在研究、稽核该事务时发挥凭证和查考作用，在研究该事务的发展及其与其他社会活动的关系中发挥参考作用，具有明显的回溯性。
　　
　　（2）文化生命周期理论－研究文件产生、运动、变化的过程和规律的理论。
　　
　　生命周期划分为四个阶段－制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段、永久保存阶段。
　　
　　（3）文档一体化的作用
　　
　　
①使档案收集完整、系统、便捷、准确、安全；

②文档超前控制；

③提高信息检索效率；

　　
　　
④科学决策的需要；

⑤提高行政效率；
⑥有利于人、财、物的合理利用
　　
　　2、领会：（1）文档一体化的含义－从文书和档案工作全局出发，实现从文件生成制发到归档管理的全过程控制。包括文档实体生成一体化、文档管理一体化、文档信息利用一体化、文档规范一体化。
　　
　　（2）实行文档一体化的条件：
　　
　　
①理顺管理体制，完善组织机构；

②进行标准化建设；

③改变陈旧观念，培养与一体化相适应的人才；

　　
　　（3）文档一体化模式
①机关内部文件、档案管理一体化；

②机关之间从机构和职能上进行一体化；

③建立有人、财、物和管理自主权的文件中心
　　
　　（二）文档一体化计算机系统的组成
　　
　　1、领会：文档一体化系统维护的主要内容－一般项目维护、主题词维护、分类维护、代码维护、数据维护
　　
　　系统维护－在系统运行过程中，为使其能正常运转而进行的保养、维修及改善工作。
　　
　　一般项目维护－文件类型、档案类型、著录项目设置、用户管理
　　
　　主题词标引－公文和档案在加工存储检索过程中，将其内容主题的自然语言转换成规范化主题词法语言过程
　　
　　主题词维护－词表建立和词表管理
　　
　　分类维护－把的档案按其来源、内容、时间或其他形式特征，划分为若干类别，使其进一步条理化、秩序化。
　　
　　中国档案分类法－规范化了的档案分类语言，进行档案分类标引的依据和工具
　　
　　档案分类表的类目是一种标志，代表一组具有共同属性的档案。
　　
　　从属关系－通过设置下位类实现，并列关系－同位类关系
　　
　　代码是系统为常用录入项提供的简短符号，使用代码有助于减少录入量，提高系统效率
　　
　　数据维护－数据备份、数据恢复、整理数据（重建数据库索引文件，将逻辑删除数据物理删除，删除临时文件）
　　
　　2、应用：文档一体化系统的组成（公文子系统；
归卷子系统；
档案管理子系统）。
　　
　　文档一体化计算机系统是采用计算机技术来实现的文书、档案一体化管理的系统。