2013年湖北自考"秘书工作"复习要点（6）

湖北省2013年自考"秘书工作"复习要点（6）

　　1、理解并能够应用信息收集的几种方法

　　答：信息收集的方法：观察法，是指通过现场观察搜集信息的方法；询访法，是指通过提问请对方回答的方法来获取信息；问卷法，量表法，是指运用量表来收集信息的一种方法，购买法，是指通过购买有关信息载体而搜集信息的方法；检索法是指利用信息资料检索工具，从现成的信息资料文档中查检有关信息资料的方法；交换法，指组织信息部门以自己拥有的资料、样品等与有关对口单位进行相应的交换，从交换得来的资料，样品等信息中获得所需信息的一种方法。

　　2、信息有哪些表现形态？

　　答：文字形态的信息，声像形态的信息，记忆形态的信息。

　　3、理解并能够应用信息分类的方法。

　　答：信息分类方法有按对象分类，这种方法适合于对书信等来往文件的分类；按主题分类，适合于根据信息资料所反映的主题进行分类；按形式分类，即将单据、合同、广告稿等按形式区分，相同形式的信息资料再按时间细分，形成一种按形式汇集的文档；有利于及时查找同种形式的多件信息资料，但往往内容主题不能集中；按来源分类，即将信息资料根据其来源做出分类，把相同来源的信息资料归在一起，这种方法有得于对信息资料内容的权威性、可靠性和真实性做出判断，但综合性能较差；按内容分类即根据信息资料所反映的内容进行分类，与主题分类相比，此种分类方法是大块分类，而前者则问题更集中单一；按“图书资料分类法”或“档案分类法”进行分类。

　　4、简述秘书部门收集信息的范围

　　答：有管理系统内部信息（含管理系统内部的基本情况，结合系统实际，贯彻落实上级决策和自身决策的工作部署，工作进度及完成情况，系统内部有推广价值的典型经验，影响系统工作正常开展的突出困难和需要上级部门参与协调解决的问题）与管理系统外部信息（包含上级指令和宏观指导信息，与平行单位间相互沟通的有关情况，社会各阶层对重大决策与政策规定的反映，国内外社会活动中出现的新问题、新探索、新趋势等，国内外与领导决策的方法、决策效果相关的新理论、新技术等）

　　5、何谓信息处理？其基本要求是什么？

　　答：信息处理就是对收集到的信息进行加工、整理、传输、存贮与检索利用的系列活动；其基本要求是必须及时、准确、系统、适用、经济。

　　6、简述信息加工及其主要步骤

　　答：信息加工就是遵循信息处理的有关原则，通过科学的程序和方法，对收集到的信息进行分类、审查、选择，并分析研究，编写材料的工作；其步骤有初级加工，一般步骤为分类排序和选择，高级加工步骤有综合分析，预测分析，对策研究（要求秘书人员一要大量占有信息材料，二有较高的政策水平和较强的研究能力，三是对对策方案善于做可行性评价和效果预测）

　　信息的传递：是以信息源为起点，通过传输渠道传递给信息接受者的过程；信息传递要注意迅速、准确、适用、保密；其主要方法有：口头传递，书面传递，影像传递，电子计算机系统传递，机要传递，专人传送。

　　7、选择信息的一般标准是什么？

　　答：选择信息一般用以下标准衡量：目的需求，完整情况，准确程度，时效间隔；

　　8、理解信息高级加工对秘书工作的重要意义

　　答：信息高级加工就是对初级加工后的二次信息进行分析综合与推断，并产生出反映事物本质规律的高级信息的过程，这一过程，可以充分展示秘书人员的智慧才能，尽可能地发挥对领导的参谋作用，具体体现在：协助领导者通过现象来把握本质，抓住工作中的主要矛盾，分辨主流和支流，权衡利弊得失，提出中肯意见，通过收集、研究信息，判断出事物的因果关系，协助领导者预见事物发展的趋势，将丰富的第一手资料提供给领导者，协助领导者在现实可行的基础上，形成新目标，新方案，使领导者的“风险性决策”有更可靠的现实基础。

　　9、理解信息存贮与检索的基本要求。

　　答：信息存贮就是“存在”和“组织”两个方面，基本要求是：便于查找、提取和利用，利于机要信息的保密，要设专人负责信息材料的管理；信息检索就是从存贮的大量信息材料中，查找所需要的信息的过程，基本要求：尽量缩短完成检索过程的时间，查找需要的信息要全面，尽量避免漏检，查出信息要合乎目的要求，尽量避免不相关信息。

　　10、秘书部门的调查研究有何特点？

　　答：机关秘书部门作为各级各类党政机关的综合部门，具有接触并处理各类信息的独特优势；但同时又客观地存在着与具体业务的方位差距，工作面宽，综合性强，针对性差，不可能花费集中成块的时间全力以赴开展调查研究工作，这就形成了秘书部门调查研究工作的基本特点。

　　11、简述秘书部门调查研究的内容和范围

　　答：秘书部门调查研究的内容和范围大致有：基本情况调查，战略性调查，专题性调查，经验性调查，突发事件调查。

　　12、秘书部门开展调研应做哪些准备工作？

　　答：确定调查研究的目的和对象，学习并准备有关资料，制订调查计划，拟写调查提纲。

　　13、理解并能够运用调查研究的多种方法。

　　答：从调查对象的确定看调查方法：典型调查，有目的、有计划地选择某个或若干具有代表性的单位或个人，进行深入细致的调查研究，从中找出具有普遍意义的规律，习惯称“解剖麻雀”，选择典型对象应注意：对调查的问题有初步的大体认识，才便于区别哪些对象是偶然的，个别性的，哪些是典型的，普遍性的；调研人员要有敏锐捕捉典型对象的能力，选择典型对象必须服从于调查研究的目的。抽样调查，从所调查的总体对象范围内，根据机会均等的原则，随意抽取一定数量的样本进行调查研究，由此推出总体范围的一般情况，抽样的总体数量越大，抽样比例越小。重点调查，是在总本单位中，根据调查目的，选择那些能够反映总体基本情况的若干重点单位作为调查对象，进行调查研究。

　　普查，就是对调查范围内的总体单位做无例外的调查，从如何获取材料看调查的方法：个别访问，开调查会，现场观察，收集书面材料，书面问卷，实验；新型调查研究方法：头脑风暴法，亦称畅谈法，无拘无束，自由奔放地思考问题，畅所欲言。对演法，就是设立对立双方，同意的肯定意见一概不提，而专门找矛盾，挑毛病，互攻对方方案的不足之处；德尔菲法，即专家意见函询调查法；列名小组法，这种方法，是把被征询意见的人列入一定的小组，彼此之间可以知道是谁，但先不直接接触，分别以书面形式提出对某一问题的意见或回答规定的问题，然后由组织者加以整理归纳，把整理结果以不提名的方式加以公布，组织小组讨论，这种方法可以使被征询者消除顾虑，各抒己见，又能使意见比较集中完善。