自考“企业档案管理”笔记（12）

　　第六章  企业档案检索

　　简：建立企业档案检索体系的必要性：

　　1、 为迅速准确地利用档案创造条件；

　　2、 促进档案信息交流；

　　3、 推动档案业务的规范化，促进企业档案工作的发展。

　　简：企业档案检索体系的科学和实用相结合的要求：

　　科学性的要求：

　　1、 研制检索语言时，充分考虑到企业档案及企业档案工作的实际，保证检索标识能准确表达企业各项活动的基本内容；

　　2、 著录标引应标准、规范，其标准化与否直接影响到检索的质量和效率；

　　3、 检索工具应合理、有效；

　　实用性的要求：

　　1、 编制检索工具要注重实效；

　　2、 从实际出发配置检索设备。

　　简：检索语言的构成：

　　由3个基本要素构成：

　　1、 构成检索词汇要素单元的字符；

　　2、 表达基本概念，并作为复杂概念的组配单元的基本词汇；

　　3、 保证通过基本词汇的组配来表达复杂概念的语法和句法。

　　简：检索语言的特点：

　　以概念逻辑为基础，词汇与概念一一对应，一词一义，排除多词一义、一词多义和词义不符的情况，并能显示概念之间的相互关系，便于操作，可使标引和检索快捷、准确。

　　名：主题词表：是主题语言的表现形式，是概括某一领域或某一学科，由语义相关、族性相关的规范词汇组成的词典。

　　名：企业档案著录：在编制检索条目时，对企业档案的内容特征和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

　　简：著录、标引的区别：

　　2者都是形成档案检索条目必须的步骤：

　　1、 著录和标引虽然都从档案内容入手，但分析的内容范围不同。著录需对档案的内容与形式特征进行全面分析，以选出需揭示的全部特征，并把它们反映出来；标引则需准确、扼要地揭示档案的内容特征，为用户提供查找的线索，所以只需分析档案的基本内容。

　　2、 表达方式不同。著录反它所揭示的内容特征和形式特征采用直录的方式，即用自然语言直接表述；标引则须语言的转换：用检索语言来表现档案的主题内容，这是2者最根本的区别。

　　案卷目录：以企业档案案卷为单位，依据企业档案整理结果和库藏排架顺序编制的目录。

　　选：4种基本的案卷目录：

　　1、 案卷总目录；

　　2、 案卷分类目录；

　　3、 底图目录；

　　4、 新型载体档案目录。