自学考试“外国秘书工作概况”笔记（九） -自考串讲笔记

　　第九章

　　第一节

　　日本位于亚洲东部，实行议会内阁制

　　中央政府承担秘书工作的主要有以下机构

　　1.日本内阁官房

　　是内阁执行行政事务的主要助手，其主要职能是负责内阁日常事务，安排内阁会议的议程，收集重要情报，进行调查研究，向内阁提出制订重要政策的依据。

　　内阁官房下设内阁参事官室、内阁审议室、内阁调查室。

　　2.日本总理府本府

　　总理府本府下设总理大臣官房、赏勋局、恩给局、统计局、人事局等

　　总理大臣官房是总理大臣的办公厅，负责保管官印和文件、会见记者、编印有关文件；

　　总理府本府还设有青少年对策本部、老人对策室、北方对策本部、总理府广播室等专门机构；

　　3.日本行政管理厅

　　其主要任务是促进行政机关工作的效率化、简便化、审查政府各机关的机构设置是否合理，官员职员是否适当，并提出行政改革的建议和方案。

　　下设长官官房、行政管理局、行政监察局、行政监理委员会以及地方分支机构；

　　第二节

　　一、基本素质要求

　　1.积极进取精神

　　2.创造性地工作

　　3.严守秘密

　　4.对外接待热情诚实

　　5.与领导人融洽相处

　　6.能很好地配合同事工作

　　7.掌握交谈技巧

　　8.有比较强的写作能力

　　9.衣着打扮注意分寸

　　10.能熟悉地使用各种办公自动化设备

　　11.善于利用空闲时间

　　12.主动收集和保存工作所需的资料，为领导决策提供服务。

　　二、工作规范化要求

　　1.办公行为规范化

　　（1）研究工作的步骤

　　（2）测定所需要的时间

　　（3）养成计划的习惯

　　（4）认真负责、思考周密

　　2.办公环境规范化

　　3.办事程序规范化﹕计划→实行→检讨

　　4.成功秘书的标准

　　（1）责任心极强，无论做何工作都能达到正确与完美的境界，处理事务能迅速找到最合适的方法，在工作内容上能通盘考虑、全面理解、对所做工作的目的和要达到的标准都十分清楚；

　　（2）沟通婉转

　　（3）行事机敏，面对工作任务，能迅速决定工作顺序；若无法分出优先顺序则先难后易；开展新工作时，能做好准备。

　　（4）形象良好

　　第三节

　　一、公文撰拟

　　1.业务报告的撰拟

　　（1）撰拟业务报告的基本程序﹕要抓住三个特点﹕简洁性、明了性、具体性；

　　（2）撰拟业务报告结论的方法﹕结论→理由→经过。

　　2.商务文件的撰拟

　　3.便条的书写和使用

　　二、文件资料的处理

　　1. 文件档案资料的处理

　　（1）要根据本单位经营管理需要，不适用的材料不用收集，要讲究效率，当上司需要某种资料时，能够及时准确地提供；

　　（2）要分清保管文件档案资料的类别

　　（3）要掌握处理的流程

　　（4）正确使用文件档案管理的有关工具

　　（5）掌握正确的分类方法

　　（6）要理解有关术语

　　（7）抓住要点

　　2.往来邮件的处理

　　（1）分清处理邮件的种类

　　（2）开封精细

　　（3）要妥善处理邮件的毁损情况

　　（4）注意必须回信的邮件处理，要赶紧回信

　　（5）要根据邮件提供的有关信息把要事计入行事表内

　　3.剪报的处理

　　第四节

　　一、日本秘书会议筹备及服务工作

　　1.会务工作

　　（1）会前准备工作

　　确定会议目的

　　明确会议议题

　　确定主持者、参加者人选

　　确定会期

　　确定会议形式

　　筹备会议要很好地考虑各个环节和步骤

　　（2）会场布置

　　准备会场，首先要考虑三点﹕大小要和人数相适应；要在肃静、来往的人少的地方；要还与会议目的相称的会场。

　　会桌常见有如下四种类型﹕圆桌式、口字型、I字型、V字型、教室型

　　2.会前检查

　　二、日本秘书办公内务

　　第五节

　　日本秘书与上司的关系

　　一、遵从上司

　　日本秘书必须严格遵从上司，在工作安排上要适应上司的需要，在工作行为上要遵循上司的指令，在工作出发点上要以提高上司工作效率、减轻上司的负担为依据。

　　1.上司上班时的服务

　　2.上司外出的服务

　　3.上司下班之际秘书的要务

　　二、严格自律

　　1.清早行事

　　2.正确对待自己的过失

　　（1）要坦白地道歉

　　（2）要反省失败的原因

　　（3）要说明事实

　　（4）要等待上司的指示和处理

　　3.不断提高

　　首先要求秘书精读一些基本的专业书籍；

　　其次在精读几本基本的专业书的基础上，要通读几本书，这些通读的书，可以只选择其中的重要部分或关键章节，以拓展自己的知识面；

　　其三要学会收集和整理资料，记录收集有关资料，最好以一事一页为原则；

　　其四养成记笔记、记备忘录的习惯；