湖北自考论文:论企业内部倾听氛围改善策略

[摘要] 沟通是个人和组织日常生活中的基本方式，是信息和思想的交换，以及情感的共享与交流的过程。倾听占到整个沟通时间的40%，良好的倾听氛围，包括了“宏观”氛围和“微观”氛围两个方面，将有利于发挥倾听的重要作用。影响倾听氛围的因素很多，包括员工工作和教育背景，企业文化，员工在企业中的地位，以及管理者风格，等等。

湖北自考管理论文:论企业内部倾听氛围改善策略
　　[关键词] 管理沟通 倾听氛围 策略
　　
　　在信息经济时代，企业内外部环境的变化日益复杂，当全球化和信息化、知识化成为趋势，企业必须在更大的市场背景、更快速的环境变化和更加激烈的竞争态势下生存发展。同时，企业本身内部的组织结构和人员构成越来越复杂，企业文化呈现出多元化特征，领导者对市场和企业自身的把握越来越困难。以上所有这些问题，都必须依赖于良好的沟通来解决。
　　著名组织管理学家巴纳德认为“沟通是把一个组织中的成员联系在一起，以实现共同目标的手段”。沟通是一种双向的行为，而在“听、说、读、写”四种沟通形式中，倾听占到了40%的时间。倾听是指，信息接收者通过听觉和视觉等媒介，接受和理解信息发出者的思想、信息和情感的过程。这意味着通过倾听，信息接收者不仅仅听到话语，分辨话语中不同的重音、语调、音量和停顿等，也观察讲话者的表情、手势以及肢体动作，从而深入了解讲话者的真实意图和感受。然而，长期以来，人们总是把“沟通”当成一种富有“主动性”的过程，“说”、“读”、“写”等行为与“沟通”等同起来，倾听者被划归为“被沟通者”。事实上，倾听也许是所有沟通形式中最被忽视的部分。
　　一、倾听的重要性
　　“优秀的管理人员必然是极佳的听众。上天赐予我们两只耳朵、一张嘴，就是要我们多听少讲。倾听有双重好处：不但得到有用的消息，还使别人觉得重要。” 玫琳凯·艾施（Mary Kay Ash），美国玫琳凯化妆品公司创办人，美国企业界最成功的人士之一，曾这样对员工说道。倾听在沟通中的重要作用包括：1.有利于了解和掌握更多的信息；2.善听才能善言；3.有利于建立和谐、信任的关系；4.通过倾听，还可以避免主观上的认识偏差。
　　员工的话不一定就是真知灼见，但一定是肺腑之言。世界首富比尔·盖茨鼓励员工畅所欲言，对公司的发展、存在的问题，甚至上司的缺点，毫无保留地提出批评、建议或提案。他说：“如果人人都能提出建议，就说明人人都在关心公司，公司才会有前途。”被誉为全球第一CEO的通用电气前首席执行官杰克·韦尔奇历来鼓励员工为企业发展建言献策，并创造性地工作。当松下幸之助被问到他的经营哲学时，他只有简单的一句话：“首先要细心倾听他人的意见。”
　　在我国历史上，汉高祖刘邦是个非常有自知之明的人。他认为自己在许多方面都不如别人，最大的优点就是善于用人，善于听取别人的意见。作为一名领导者，经常有人向刘邦提出各种建议，而他也总能在各种复杂的讯息中迅速做出正确的判断并立即执行。刘邦虽然并没有多少出众的能力，也没有提出过什么精彩的谋略和计划，却因为总能耐心听取别人的建议而做出了许多重要的决策，这也是他能够取得成功的最重要原因之一。
　　二、倾听氛围
　　管理者有时会面对一种沟通困局：下属倾向与上级沟通，上级也愿意倾听下属的意见，但由于某些原因，结果是下属认为上级对他们的意见毫不重视，而上级则认为下属知情不报，双方的沟通层次始终不能再深入。究竟是管理者太忙而没有认真倾听，还是下级不愿意向上级表明自己的观点？对此问题，管理者应该认真反思，虽然一再声称乐于倾听，但在与员工沟通中，是否通过各种非语言在不经意间传递了一些与本意截然相反信息，诸如“这些话没人想听”，“我现在很忙，没时间”，或是“我早就听过了”等等。据研究表明，当人们听到的语言信息与看到或是感受到的非语言信息相矛盾时，人们将会倾向于相信后者。管理者的重要职责就是应对庞杂的信息，每天平均有50%的工作时间要花在倾听上，但如果没有人想说，从谏如流，也就成了一句空话。
　　同时，调查表明：八成管理者不善于倾听，而有效倾听的缺乏往往导致错失良机，产生误解、冲突和拙劣的决策，或者因问题没有及时发现而导致危机。当员工明白自己谈话的对象是一个倾听者而不是一个等着做出判断的管理者时，他们才会不隐瞒地给出建议，分享情感。这样，管理者和员工之间才能创造性地解决问题，而不是互相推诿、指责。影响倾听氛围的因素很多，包括员工工作和教育背景，企业文化，员工在企业中的地位，以及管理者风格等等。管理者必须不断审视所处环境并调整自身行为，以确保良好的倾听氛围。当员工了解到进入“敞开的门”前需要与行政助理预约，或是发现办公区与工作区相隔甚远时，“开门政策”就沦为笑谈。
　　由此看来，倾听氛围至少包括了两个方面的内容：一方面是“宏观”环境，比如在企业中，除了本身有着高超的倾听技巧，鼓励所有员工去思考问题并善于把自己的观点表达出来，管理者还必须通过各种激励手段使员工愿意“倾诉”，营造一种管理层与员工相互尊重，重视倾听的氛围。另一方面是“微观”环境，管理者应当努力纠正那些不利倾听的负面行为语言和习惯，集中精力，同时还要反馈出关注的信息，鼓励对方表达，至少显得自己“看起来在听”。这些负面行为语言包括：倾听时从不看对方，与别人谈话时还在忙于其他工作，对别人的建议总是泼冷水，在别人未结束讲话前就做出结论，等等，在遇到这些情形时，讲话者很难相信谈话对象是在认真倾听。 　　三、“宏观”倾听氛围改善策略
　　管理者应能确保信息在组织中以及时而高效的方式自由传递，并对此承担责任。“宏观”倾听氛围实质上是企业管理者的行为方式和管理风格的体现。
　　建立扁平化的组织结构。扁平化的组织结构，是现代企业适应信息经济迅速发展与变化的需要。组织结构的扁平化意味着管理层次的减少，信息沟通与传递的速度加快，信息的失真度降低，最终加快了企业对外界的反应速度。同时也可以降低高层主管与基层之间的沟通与协调成本，降低管理工作的复杂化。在保证组织效能的前提下，应尽量扩大组织管理幅度，从而减少组织层级，优化组织结构。
　　1.塑造企业文化，创造良好的倾听氛围。企业文化是企业中的传统、价值、规范、行为的综合体。一方面企业文化对组织的沟通方式有重大的影响，另一方面畅通无阻的交流沟通是形成优秀企业文化的必要条件。管理者要营造一种鼓励信息流动的氛围，创造更多的沟通机会。广泛倾听是管理者的例行事务，应定期前往餐厅或休息区与员工会面。很多管理者对此重视不够，也许是迫于工作时间上的压力，也可能是没有意识到倾听是自己工作中非常重要的一项职责。
　　2.灵活运用沟通形式，拓展倾听渠道。渠道对于组织沟通效能的提高具有决定意义。作为一个企业，要充分考虑组织的行业特点和员工心理结构，正确选择正式沟通和非正式沟通。对于非正式沟通，管理者应当善于引导，使之发挥积极的作用。比如，关注一些非正式沟通行为。当发现员工有意或无意地“抱团”或集会讨论某些问题时，说明应当尽快深入了解员工们的想法。
　　3.要在企业中营造“百家争鸣”的民主氛围。前提是将职级因素对倾听带来的影响最小化，人们面对与他们地位相仿的倾听对象时，倾诉的意愿会更加强烈。当一个主管能放下自我的权威和地位来倾听时，跟属下完全沟通的效能即可显现。
　　四、“微观”倾听氛围改善策略
　　在“微观”倾听氛围方面，诚然，听众应当全神贯注去倾听，而不是心不在焉，期盼着谈话很快结束。根据“25－75”原则，人们思考的速度比倾听快得多，很多情况下，没有耐心听完，就猜测讲话者后续内容，或是直接替讲话者做结语。尽管倾听者顾及到讲话者的感受，对此类行为很谨慎，也尝试着用一些圆滑的措辞进行表达，仍然可能导致消极沟通氛围的出现。与此类似，当管理在忙于某些事务而又需要抽些时间来倾听时，也可能发生类似情况。员工会很快发现，管理者认为自己所讲的内容无关紧要。当管理者希望进行一种感情移入的沟通，即表达自己与对方感同身受时，营造积极的倾听氛围更显得至关重要。进行有着感情投入的沟通对很多人来说并非易事，关键在于展现鼓励、支持和接纳的沟通态度。
　　1.给予对方全然的注意。管理者要确保，当有人来到的办公室交谈时，不要让任何事务打断自己的注意。如果是身处在拥挤的房间内交谈，也尽量摒除其他事务的干扰，让对方觉得是惟一的在场者。
　　2.要做个倾听者。首先倾听要专心，通过非语言行为，如眼睛接触、某个放松的姿势、某种友好的脸部表情和宜人的语调，来建立积极的倾听氛围；其次，对对方的需要表示出兴趣。不仅要带着理解和尊重的态度倾听，还要以关心的态度倾听。
　　3.避免先入为主。要客观地分析对方所说的事情、意见和建议，营造公平、融洽、交流、探讨的讨论氛围，并适当反馈，反馈不仅能给对方鼓励，还能挖掘事件的细微之处。
　　4.认真对待牢骚。很多有经验的管理者都提醒我们，“不要担心的牢骚会带来麻烦，需要做的只是洗耳恭听而已。牢骚不总是正确的，但认真对待牢骚却总是正确的。”
　　5.运用肢体语言的技巧。对于一个易于走神和只能保持短时间注意力的管理者，有以下三个改善技巧：首先，面朝讲话者；其次，眼睛对着眼睛；最后手里不要玩东西。
　　6.其他。比如，事先做准备，了解对方说此话的背景、弦外之音；勤做笔记；站在对方的立场想问题等也有利于“微观”倾听氛围的改善。
　　
　　参考文献:
　　[1]马蒂.布朗斯坦:有效沟通[M].机械工业出版社,2004
　　[2]托马斯D 兹韦费尔:管理就是沟通[M].中信出版社,2004